ミセルチカラの磨き方

2019/04/15

時間の認識を統一して、属人的な仕事を見える化する

カテゴリー :マネジメント

ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。

時間の認識を統一して、属人的な仕事を見える化する

国会や議会等で行われる証人発言。真実は一つですが、人によって発言に食い違いが見られます。

政治に関連する証人喚問の場合は事実がうやむやに終わってしまうことが少なくありません。けれども、会社の仕事においては、たとえ人によって発言に食い違いが見られても、最後は事実を明らかにしなければいけません

先日もあるクライアント先で直近の状況について確認したところ、
「Aさんにはちゃんと指示したよ」
「Aさんがやっていると思いますが・・・」
「メールのやり取りを見ると、先方からの回答待ちでは?」
という状況になりました。

たまたまその日はAさんがお休みだったので、情報がやや錯綜してしまったのです。

最終的にはAさんはきちんと仕事を進めておられ、問題はありませんでした。けれども、直近の状況が見える化できていなかったため、危うくAさんが悪者扱いにされるところでした。

中小企業の場合

誰が

何を

どうする

ということが属人的になっているケースが多いです。

そして、大企業ほど分業が進んでいないため、任された担当者が自らの感覚で仕事の進捗具合を管理しています。

このような仕事をしている中の問題点の一つが、人によって時間の感覚にズレがあるということです。

たいていの場合、社長のスピード感覚と社員のスピード感覚では前者の方が格段に速いです。

社長が「明日まで」という時、社長は「明日の朝一番」で頼んだものが出来上がっていることを想定しています。

しかし、社員の場合は、「明日の9時頃まで」、「明日の午前中」、「明日帰る時まで」・・・、というように「明日まで」の捉え方もいろいろです。

仕事の状況を見える化する時のポイントの一つは、​​​​​​​時間(期限)の認識を統一することです。

人数が限られていることから、ある程度仕事が属人化することはやむを得ません。でも、というか、だからこそ​​​​​​​、時間(期限)の認識を統一するが鍵を握っています。

時間(期限)が決まっていれば、そこから逆算して自ずと、今日中にどこまでを終わらせておくべきかが決まってきます。

そして、もし今日中に進むべきところまで行かなそうな時は

  • 誰かがサポートに入る
  • 明日の仕事の段取りを変える
  • お金を投入して間に合わせる

といった次善の手段を取る必要があります。

同じ事実に接しても人によって解釈が異なるため、その事実に対するアクションが違ってくることがあります。しかし、時間の場合は時差による表記の違いを除けば万国共通、今日は2019年4月15日であって、4月14日と捉える人はいません。

だから、まずは、​​​​​​​時間(期限)の認識を統一することを意識しましょう。

時々刻々、1秒ずつ時は進んでいきます。​​​​​​​時間と紐付けすることで、仕事も着実に進みます。

 

仕事を見える化するには、外部の目を活用することも有効です。「社長専任の社外チーム」「こちら」です。

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