マニュアルは教える側ではなく、教わる側が作る

教える側ではなく、教わる側がマニュアルを作ると、「教える側の手間が減る」「教えた内容の理解度が分かる」「作る過程で知識が身につく」というメリットがあります。

ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。

仕事を教える際、「教える側が資料などを準備する」ケースが多いかと思います。

・上司が部下に教える

・前任者が後任者に教える

場合など、知識やノウハウを持っているのは上司や前任者。このため、マニュアルや引継ぎ資料などは上司や前任者が揃えるのが普通です。

しかしながら、会社で仕事を教える際のやり方や手順が決まっていないと、教える人の力量によって、伝わる情報量が違います。

また、人によってはしゃべるのは得意だが、資料を作るのは苦手というケースも少なくありません。このため、いちいち教えるのは面倒だから、ついつい自分でやってしまう状況も生まれます。

このような場合、お薦めしているのが、「教える側ではなく、教わる側がマニュアルを作る」です。

このやり方には3つのメリットがあります。

1. 教える側の手間が減る
2. 教えた内容の理解度が分かる
3. 作る過程で知識が身につく

1.教える側の手間が減る

まず、教える側は資料を作らないで済むので、手間が大幅に削減されます。基本は話すだけでOKなので、書くよりも簡単に情報を伝達できます。

2.教えた内容の理解度が分かる

教わる側が資料を作るので、その資料を教える側がチェックすることで、教えた内容を相手がどこまで理解したかが把握できるし、自分の教え方の改善にもつながります。

3.作る過程で知識が身につく

教わる側はインプットとアウトプットの両方を経験するので、単に説明を聞いて資料を読むよりも、早く知識を吸収できます。

そして、この手順で一度マニュアルができると、できたマニュアルをベースに次に教えられた側が情報をアップデートすることで、より最新のデータに更新されます。

なお、今は動画を使うという手もあります。教える側と教わる側が二人一組になってQ&Aを行い、それを動画で撮影して、動画マニュアルを作るというのも一案です。

いずれにせよ、最初から完璧を目指すのではなく

情報を伝える際の壁になっている事項を特定する
　↓
柔軟な発想でやり方を変えることでその壁を乗り越える

ことで、情報の共有化をスムーズに実現することを心掛けましょう。

なお、社内の業務改善をご検討されているなら、「社長専任の社外チーム」に一度ご相談ください。