基本の確認はできるだけシンプルにして見える化する

ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。

「仕事の見える化」で時々話題に上るのは「仕事は終わっているのか」の確認です。

・お客様から頼まれた仕事

・上司から指示された仕事

・月末までやっておく仕事

など仕事にもいろいろありますが、「その仕事が終わっているかどうかの把握状況」は会社によって差があります。

先日もクライアントさんとの打ち合わせで、「経営者が社員に指示した仕事が予定通りに終わっていなかった」というケースがありました。

経営者が「あれ、終わった？」と質問した際、社員から「いえ、まだ終わっていません」という回答があったので、一悶着あった模様。

このよう時、依頼した方が、例えば、「どうして、終わっていないの？」と質問すると、依頼された方は「◯◯がなかったから」と理由を答えたとします。

すると、「なぜ、◯◯を事前に準備しておかなかったの？」と次の質問につながり、「それは・・・」となって、相手を非難する意図はなくても、コミュニケーションがスムーズにいかなくなります。

ましてや、昨今は何かとハラスメントに厳しい時代。原因を特定して対策を立てようとしても、言い方によってはパワハラだと受け取られて、かえってややこしい事態になるかもしれません。

私からアドバイスさせていただいたのは

• 依頼した仕事が終わったら、必ず依頼者に完了報告するルールを定めること
• 完了報告がない時点では、依頼した仕事は終わっていないと認定すること

です。

仕事を依頼した方からすれば「何かあったらすぐ相談してほしい」という思いがあります。特にトラブルがあって期限に間に合いそうにないなど、悪い情報はできるだけ早く伝えて欲しいと考えています。

けれども

・何かあったらの「何か」は人によって解釈が異なる

・「悪いかどうか」も人によって基準が違う

のが普通。

前述のケースも経営者と社員との間で認識の違いがあり、一悶着の原因になりました。

仕事が終わったかどうかについては、一本電話したり、Lineやメールで連絡したりするなど、特別なシステムを入れなくても実行できます。

そして、完了報告がないことは終わっていないことを意味するという全員の共通認識があれば、依頼した側は気になったら問い合わせすればOKですし、依頼された方は「いま報告しようと思っていました」といった余計な言い訳をしなくてすみます。

仕事の見える化で大切なのは「誰から見てもやる基準と内容が明確であること」です。

特に「仕事は終わっているのか」など、基本の確認については出来るだけシンプルなルールを作って、それを周知徹底しましょう。

なお、仕事を見える化をよりスムーズに進めるには社員の自己成長を促す取り組みが有効です。
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