過去の経験に基づく思い込みは技術の進歩で過去の遺物だと感じたGW

ヒーズ株式会社の岩井徹朗です。

GW中、ある経営者の方とオンラインで打ち合わせしました。

内容に合意したので、契約を結ぶことになったのですが、先方から「電子契約でいいですか？」というご提案がありました。

まずはドラフトが送られてきたので、こちらで一部を追記・修正し、最終的な確認が終わった後、先方が利用している電子契約のシステムを使って契約しました。

従来は契約内容で最終合意ができた後

契約書を印刷して２部送付
　↓
捺印が終わった後、1部を返送
　↓
それぞれ1部ずつ契約書を保管

という手続きです。

契約書を印刷した後も、袋とじする、捺印する、割印するといった細かい作業があります。また、契約書を送る際にも、返信用の封筒を作成する、返信用の切手を貼るといったことがあります。

けれども、今回使ったシステムでは

システム上で契約内容を再度確認
　↓
捺印欄に署名（名前を入力するだけ）

で契約完了。

しかも、契約管理システムと連携しているため、契約済みの内容はデータとしてそのシステムの中で管理できるようになっていました。

総務関連の仕事をしていた時

• 契約書の作成
• 相手との契約書のやり取り
• 契約書の保管

は、面倒だけれど、やらなければならない仕事の一つでした。

相手との契約書のやり取りで言えば、

• 契約書が先方からなかなか戻ってこない
• 戻ってきても、捺印漏れがある
• 返信用の封筒が同封されている先もあれば、同封されていないケースもある
• 同封されている場合でも、切手が貼っている貼っていないという違いがある

というように、いろいろストレスが溜まる仕事です。

この点、システムを使うことで、大幅に手間とストレスを減らせることを実感できました。

実は以前も電子契約で契約したことがあります。しかしながら、その時はそれほど使い勝手が良いとは感じませんでした。

システム化を図る時、「以前システムを使ったけれど、それほど便利ではなかった」という経験が頭の中に残っていて、「どうせシステム化しても、効果がないのでは」と考えていることがあります。

けれども、技術の進歩は日進月歩。数年で格段に進化して、「これを使わない手はない」と感じるものも少なくありません。

過去の苦い経験で未来の可能性を小さくしてしまうのはもったいないです。

なお、過去に経験したことや何気なく言われた言葉が自分の価値判断に大きく影響していることがあります。
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流行りのノウハウに飛びつく前に、2つの言葉を自覚することで、結果は大きく変わります。