知恵の和ノート

2015/11/24

(第90話)時間と場所の軸をずらして仕事をする

カテゴリー :業務改善

経営者のいる時間と場所だけで仕事が進捗するのは成長が止まる会社
経営者のいない時間と場所でも仕事が進捗するのが成長し続ける会社

時間と場所の軸をずらして仕事をする

会社で仕事をするという時、普通は、何時から何時まで働くのかという時間と、どこで働くのかという場所が鍵となります。しかし、IT技術の発達や働き方の多様化に伴い、時間と場所という軸も位置づけが以前とはやや違ってきつつあります。

そもそも一人でフリーランスとして働いている人は働く時間も場所も自由。都心でスターバックスやドトールに行くと、たいてい数人はそのような人たちを見かけます。

一方で、大手企業も最近ではコアタイムを決めて、出社時間や退社時間を各自が自由に設定したり、働く場所についても、一定の範囲で自宅勤務を認めたり、と時間と場所はかなり柔軟になりつつあります。

この点、中小企業は社員数が少ないこともあって、

  • 就業時間は朝の9時から夕方5時まで
  • 勤務場所は会社の事務所で専用の机とパソコンがある

というように、昔ながらの勤務スタイルを続けている会社の方がまだまだ多い気がします。

もちろん個人情報や新技術の開発など機密性の高い情報を扱う仕事の場合、情報漏えいを防ぐ観点から、原則として会社で仕事をする勤務時間を決めて、情報にアクセスできる時間も制限するといったことは必要です。

けれども、限られたリソースをより有効に活用するという点では、時間と場所という軸をずらすという発想は欠かせません。

例えば、仕事を時差のある海外でやってもらうことで、日本での就業時間が終わった時間に仕事を前へ進めることができます。

実際あるクライアントさんでは、加工品の設計データの作成を海外に委託することにしました。日中に受注した案件は、日本の夜間に海外で設計データを作って、翌日日本の工場で加工するという体制を構築しました。その結果、他社に比べて短納期を実現することができ、他社よりも比較的高い値段で受注することに成功しました。

また、先日弊社が業務改善をサポートさせていただいたクライアントさんは、予約申込みのあったお客様のメール対応をアメリカ在住の日本人の方に委託されました。すると、社長が朝起きたら、前日分の予約申込みのスケジュール調整が終わっているという状況が生まれています。

いずれも、仕事は会社の中で完結する、社員は全員揃って同じ時間帯で働くということに拘っていては絶対に実現できないことです。

目の前で仕事振りを確認できるケースと違い、時間をずらしたり、離れた場所で仕事をしてもらう場合、どうしても「ちゃんとやってくれるだろうか」という不安は残ります。軸をずらした分、居心地の悪さが残ります。

この場合、一緒に仕事をする時以上にコミュニケーション力がより大事になってきます。

そして、よりスムーズに仕事を進めていくには

  • 仕事の報告頻度は?
  • 仕事の進捗はどんな形で把握するのか?
  • 仕事の成果の評価基準は何か?
  • 判断を仰ぐべき仕事はどれか?
  • 急な仕事の場合、誰が対応するのか?

といったように、予め想定されることを事前にしっかりとルール付けしておくことが鍵になります。

経営者は仕事を依頼する際に、自分の時間軸で考え、自分のいる場所を中心に考える傾向があります。でも、自分の時間軸と相手の時間軸をずらすことで、有効時間を2倍、3倍に増やすことができます。

また、自分のいる場所と相手のいる場所をネットワークでつなぐということに注目すれば、余計なコストを大幅に減らすこともできます。

 

これからは、一つの就業規則で全社員をカバーするという時代から、社員毎に別々の就業規則を適用するという時代へ変わっていく予感がしています。

あなたはその備えができているでしょうか。

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