成長支援部からの提言

2016/05/03

(第113話)仕事の流れを見直して無理を取り除く

カテゴリー :業務改善

いつも「今日中に」を連発しているのは成長が止まる会社
いざという時「今日中に」を発動するのが成長し続ける会社

仕事の流れを見直して無理を取り除く

「これって今日中ね!」

会社では一日に一回は聞く言葉ですね。

「今日中に」とか、「大至急」いう時、理由は様々。

  • 大切なお客さんから急な依頼があった
  • トラブルが発生してすぐに解決しなければならない
  • 依頼者が提出期限を忘れていた

などなど。

しかし、よく観察してみると、急ぎの用事を頼む人はたいてい決まっています。そして、中小企業でよくあるのが、経営者自身が一番「今日中に」を連発しているケースです。

この点、特に管理部門の社員は経営者が思っている以上によく上司の姿を観察しています。日常の仕事に加えて、急な依頼が入ってくると、今やっている仕事を中断して取組まなければいけません。

一方で、経費削減の観点から「残業は極力するな」という指示も出ています。また、急ぎの案件の場合はどうしてもできる社員に依頼するので、特定の人に仕事が集中しがちです。そして、最悪なのが、「今日中に」と頼んでおきながら、社員が遅くまで仕事をしている姿を見た時に「いつまでやっているんだ!!」と怒鳴りだすケースです。

このため、経営者が社員が取組んでいる仕事の量や抱えている課題をきちんと把握していないと、いつかは「もうやってられない」と、突然辞表を提出されることもなります。

一方で、急な依頼も上手く回している人は今日中の仕事を頼む際に、「昨日頼んだ仕事は後回しにしていいから」と仕事の優先順位を明確にしたり、同じ部署でも比較的手の空いていそうな人にピンポイントで依頼したり、とちょっとした工夫をされています。

また、急ぎの依頼となる理由や背景をちょっと説明するだけでも、頼まれる側の印象は大きく異なります。

そんな上司からは、「自分のことをちゃんと見ててくれてるんだ」「全体の仕事の状況が見えているなあ」「会社のためなら・・・」ということが自然と伝わってきます。

経営者と社員と言っても同じ人間同士。できることならお互いに気持ち良く仕事をしたいものです。

もし、あなたが「今日中に」を連発しているとすれば、仕事の流れの中でどこかに無理が生じている恐れがあります。繁忙期など短期間ならともかく、5年、10年と長くビジネスを続けていくためには早めに無理を取り除きましょう

「今日中に」や「大至急」を連発していかにも仕事をやった気になっているのは単なる独りよがりです。

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