成長支援部からの提言

2017/03/14

(第158話)コミュニケーションツールとしてのメールの運用方法を見直す

カテゴリー :コミュニケーション

状況に関わらずツールを一面的に使うのは成長が止まる会社
状況に応じて柔軟にツールを使い倒すのが成長し続ける会社

コミュニケーションツールとしてのメールの運用方法を見直す

今ではLINEやFacebookで連絡を取るケースが増えています。実際私もクライアントさんに連絡する際、Facebookを使った方がレスポンスの早い人にはメールよりもFacebookを使っています。

けれども、仕事で連絡する際、やはりメールがまだまだ主役です。

しかし、このメール。人によって使い方も様々です。

情報共有のために複数の関係者に送信しても、返事は必ず個別返信で送ってくる人もいます。また、自分宛のメールは目を通すけれども、CCで送られてきたメールは、ほとんど見ていないという人もいます。

Facebookのメッセージでは誰が読んで、誰が未読かというのが分かる機能があります。

けれども、メールの場合、送った相手が読んだかどうかは分かりません。メールが使われ始めた初期の頃は確認メッセージを要求する使い方もありましたが、今はあまり見かけません。

また、忙しいビジネスマンの場合、1日に大量のメールを受取ります。このため、注意していないと、ついうっかり大事なメールを見落としてしまうこともあります。

先日もあるお客さんに、ご依頼のあった資料をメールでお送りしたのですが、何のレスポンスもありませんでした。

期末でお忙しいのかと思い、2、3日経ってからフォローアップのメールを送ったのですが、やはり返信なし。そこで、今度はタイトル名を変え、内容も返信をもらえるよう工夫を凝らしたところ、ようやく返信が来ました。

しかし、その内容は、「勘違いで最初のメールを削除したので資料を再送してほしい」というものでした(苦笑)。

電話の場合、会議中や外出中だとこちらがかけたタイミングで、先方が出られないことがあります。この点、メールは送り手の都合に合わせて送れるし、受け手も自分の都合に合わせて見たり、返事を送ったりできるのは、とても便利です。

けれども、このようにタイムラグがあり、各人の事情に合わせて運用される環境にあるために、せっかくの便利な機能が充分に活かしきれていないところがあります。

だからこそ、少なくとも社内において、最低限の運用ルールを予め決めておく必要があります。

16年前、最初に転職して今の楽天銀行の立ち上げに関わっていた時、私がびっくりしたのは、メールでのコミュニケーションがすごく頻繁だったことです。

前の職場ではまだほとんどメールが使われていませんでした。書類にハンコを押して回覧していくか、電話で話をすることがほとんど。社内で用事がある時は「岩井君、ちょっと来てくれる」と個別に呼ばれていました。

このため、新しい環境でのコミュニケーションに慣れるまでは、少し時間がかかったのです。

隣りに座っている人から「今メール送ったんで読んどいて下さい!」と言われて、「えぇ、そんなの口頭で言ってよ」と思ったことが何回かありました。

確かにコミュニケーションの仕方としては問題があるかもしれません。けれども、後で「言った」、「言っていない」、「聞いた」、「聞いていない」という不毛の議論になるよりはメールを送ったという証拠が残る点では良いことも事実です。

せっかくのコミュニケーションツールも使い方次第。

100人いたら、100人なりの使い方があり、その常識の基準が違うことで、小さな誤解を生むこともあります。また、直接会ってお話するととても気さくな人なのに、メールだとすごくつっけどんな印象を与える人もいます。

社内のコミュニケーションがいま一つスムーズにいっていないと感じるなら、会社におけるメールの使い方を一度見直すべきタイミングかもしれません。

 

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