成長支援部からの提言

2018/01/16

(第202話)進捗状況の把握はマネジメントの試金石

カテゴリー :コミュニケーション

進捗管理で社内がざわつくのは成長が止まる会社
進捗管理で社内がまとまるのが成長し続ける会社

進捗状況の把握はマネジメントの試金石

「あれ、どうなった?」

社長であれば、少なくとも1度は社員に対して発したことのあるフレーズではないでしょうか。

1億円を超える大口案件であれ、昨日依頼した見積り書の作成であれ、進捗の管理については社長と社員との間ですれ違いが起こります。

進捗管理の方法は会社によっていろいろ。

毎週営業会議を開いて、案件の進捗状況を把握している会社もあれば、社員から提出される日報で、進捗を報告させている会社もあります。また、中には営業管理システムを導入して、取引先別の進捗管理を行っている会社があるかもしれません。

しかし、いずれの場合であっても、社長と社員との間では進捗状況に関する認識のズレは生じます

目的に対する認識の違い、目標に対する認識の違いなど、認識の違いとなる対象は様々ですが、一番大きいのは、期限に対する認識の違いです。

社長は社員一人ひとりが、今日中にやるべき仕事がどのくらいあるかについて、正確につかんでいるとは限りません。また、社長が自分でやったら30分でできる仕事でも、部下が一人でやったら、2時間以上かかるというケースもあります。

このため、社長としては、昨日頼んだ仕事なら、「遅くとも今日の昼頃までにはできているだろう」という勝手な思い込みがあります。

一方で、社員としては、特にいつまでという指示がなかったら、「まずは目の前の仕事を片付けてから」という思考が働くので、昨日依頼された事項を「今日の午後からやればいいや」と勝手に解釈している場合もあるのです。

二人の人間がいれば、同じ日本語を使っていても、言葉に対する認識の違いは少なからず生じます。

そして、その認識の違いは、お互いに言葉を足して埋めていくしかありません。

私がサラリーマン時代に上司から教わった仕事の心得の一つが、仕事を依頼されたら、「いつまでか」という期限を必ず確認することです。

「可及的速やかに」という場合

  • 社長:15分以内に
  • 社員:1時間以内に

となると、本当に急ぎの場合にトラブルの原因になります。

「明日の朝まで」と言っても、

  • 社長:自分が出社する午前8時
  • 社員:就業開始時間の午前9時

というように時間のズレが生じます。

また、急ぎの案件がA、B二つある場合

  • 社長:後から頼んだBの方が優先
  • 社員:先に依頼されたAの方を優先

というように優先順位の逆転も起こりえます。

仕事の期限を必ず確認するよう教えられたのは、いわば部下としての心得でした。

けれども、社長からの直接の指示が多い上に、少人数で仕事をやっている中小企業の場合は

社長は期限を事前に的確に伝える×社員は期限を事前に正確に覚える

というお互いの歩み寄りが欠かせません。

いくら立派なシステムを導入しても、社長と社員がお互いに一歩ずつ歩み寄る姿勢がないと、進捗管理は上手くいきません。

「あれ、どうなった?」と質問した時に「あれ」の対象が違ったり、「先日の会議で既に報告してますよ」という回答が返ってくるようであれば要注意。

進捗管理が上手くできているかどうかは、マネジメントの試金石です。
 

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