事前の準備と取り決めで、コミュニケーションを円滑に進める（第299話）

使うツールに振り回されて、ストレスを溜め込むのは成長が止まる会社
使うツールを主体的に決めて、ストレスを減らすのが成長し続ける会社

「先週FAXをお送りしたんですけど、届いているでしょうか？」

先日クライアント先の社員の方からお電話いただきました。

忘年会のご案内を会社宛にFAXで送っていただいたようなのですが、電話があった時点では私の方では気づいていなかったのです。

弊社では、FAXを送っていただくと、その内容をPDFにしてメールで届くサービスを利用しています。けれども、たいていFAXで届くのは営業のセールス関係のもの。特に見ても見なくても支障がないものがほとんどなので、あまり念入りには見ていませんでした。

お電話いただいたクライアントさんからも、通常はメールでご連絡をいただくので、まさか、FAXで返信が必要なご案内が届くとは思っていなかったのです。そして、その後、LINEをチェックしていると、お電話をいただいたその社員の方から、朝方FAXの受信を確認するメッセージをいただいていたことが分かりました。

つまり、その社員の方からすれば

FAXを送ったのに返事がない
　↓
LINEで確認のメッセージを送ったけれど返事がない
　↓
やむなく携帯電話をかけてきた

という流れになります。

一方、連絡を受ける側の私の方は

• FAXでは通常あまり重要なお知らせは来ない
• LINEも連絡ツールとしてはあまり使っていないので、チェックするのは1日1回程度

という状況です。

このため、私とその社員の方との間でちょっとしたミスコミュニケーションが起こってしまいました。

弊社では、クライアントさんと連絡を取る際

• メール
• Facebook
• Messenger
• 電話

を通常使っています。

LINEやチャットなども時折使っていますが、それは特定のグループセッション等に限られているので、確認する頻度はそれほど多くありません。また、FAXについては、FAXで先方への返事が必要な場合だけ使っており、弊社から相手先にFAXで何かをご連絡することはやっていません。

そして、初めての方と打合せを行う際には前日にリマインドメールに携帯電話の番号を書いて、「当日何かありましたら、携帯電話宛にご連絡ください」とお知らせしています。

このような対応で、基本的には問題は発生していません。

けれども、先日二度目にお会いする方と打合せする際、既に名刺交換しているので、リマインドメールには特に携帯電話での連絡について書かなかったことがありました。

すると、打合せ当日、先方が前の予定が長引いたため、少しアポイントの時間に遅れるという事態が発生しました。その方は、最初Messengerの通話機能を使って、私に電話されたようなのですが、あいにく私はMessengerではメッセージのやり取りはしても通話機能は利用したことがなかったのです。

最終的に、先方は私の携帯電話宛にお電話いただいたので、連絡は取れたのですが、この時に思ったのは、「やはり、連絡方法をきちんとお知らせすべきだった」ということです。

今はいろいろなツールがあるので、連絡方法も様々です。

一見すると便利なようですが、種類が増えるつれて、チェックする先も増えてくるので、かえってややこしくなる恐れがあります。そして、連絡をする方も、連絡を受ける側もよく使うツールや便利なので気に入っているツールはいろいろです。

クライアントさんとは主な連絡方法をお互いに合意しています。けれども、前述の社員の方とはあまり直接やり取りすることがなかったので、ちょっとした行き違いが生まれてしまいました。

コミュニケーションをストレスなく続けていくためには、まずは「自分はこのツールを使いたい」ということから、ざっくばらんに話をしてお互いに合意することが肝要です。

先日も、ある知人には、「ご連絡をいただいたSNSは1日1回しかチェックしないので、急ぎの場合はメールで連絡してください」ということを申し上げました。

ツールに振り回されずに、ツールを主体的に使いこなす。

特にコミュニケーションでは、連絡がほしいけれど、連絡が取れないというのは余計なストレスが溜まります。自分自身の反省を踏まえて、よりスムーズなコミュニケーションが取れるよう、さらに改善を図っていきたいと思います。