知恵の和ノート

2020/10/20

(第346話)検索すれば見つかる情報のレベルでは仕事で使えない

カテゴリー :文書化

社内の情報は常に整理、整頓してこそ、知恵に変わる

検索すれば見つかる情報のレベルでは仕事で使えない

リモートやオンラインで仕事をする機会が増えると、社内における情報の共有が一つの鍵となります。

業務改善で社員の方からヒアリングをした際、時々出てくる言葉に「検索すれば見つかります」があります。

「共有データにアクセスして、自分が調べたい言葉を検索すれば知りたい情報が見つかるから、社内で情報はできています」という理屈です。いまは何でもネットで調べる時代になっているので、検索して情報にアクセスできればOKということなのかもしれません。

しかしながら、データベースに必要な情報は入れてあるというだけでは、社内で情報共有化ができているとは言えません

「検索すれば見つかります」という会社に限って、データの入力の仕方がまちまちだったりします。

例えば、同じ会社を「ABC株式会社」と入力する人と、「abc(株)」と入力する人がいた場合、同じ会社に関する情報が共有されない可能性があります。

大文字・小文字、全角・半角といった入力方法が統一されていないと、データはあるけれど、検索で出て来ないといったことが起こります。

また、情報が項目や種別によって分類されずに単にデータベースの中に入っている状況だと、情報が点で終わってしまい、会社の知恵として活用されない恐れがあります。

以前ある外資系会社の情報データベースを見せてもらったら

  • 業務毎に情報がきちんと整理されている
  • 各情報が階層毎に分かれているので、クリックしていくと、より詳しい情報を知ることができる

状況でした。

つまり、仕事で必要な情報を獲得したいと思えば、新入社員でも情報データベースにアクセスして独学で一通りのことが学べるようになっていたのです。

この点、「検索すれば見つかります」という状況では、まだ道半ばです。社内にあるデータをそのまま使って新入社員が自習できる状況かどうか。

リモートワークで効果を上げるためにも、一度チェックしてみましょう。

なお、「考トレ:『仮説・検証』マスタープログラム」では、「お金→マーケティング→マネジメント」という流れの中で、必要な情報やノウハウを体系化し、社員が一人前に育つベースを作ります。

OJTによる人材育成に限界を感じておられる方は一度お問い合わせいただければと思います。

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