知恵の和ノート

2021/06/15

(第380話)マニュアルなどのコンテンツ作りに関する一つのご提案

カテゴリー :業務改善

書くのが苦手なら話すことで伝えるのも一案、使える技術やツールを上手く活用して業務にメリハリをつける

マニュアルなどのコンテンツ作りに関する一つのご提案

マニュアルを作る際にネックになるのは「書く」という作業です。

ワードであれ、エクセルであれ、「文章を書く」というプロセスには一定の負荷がかかります。

「マニュアルを作りましょう」というご提案をした際、よく返ってくるご回答は「ウチの社員は皆書くのが苦手なんで」というものです。たしかに、伝わる内容を文字で書くというのは、一定の訓練が入ります。

 

一方で、「話す」というのはいかがでしょうか。書くよりは話す方が簡単です。

もちろん、何もないのに、話すのは苦手という人もおられるかもしれません。けれども、「質問された項目に回答する」ということであれば、かなりハードルは下がるのではないでしょうか。

 

そこで、最近お薦めしているのは

インタビュー形式でQ&Aを行う
 ↓ 
その様子を動画で撮影する
 ↓
動画マニュアルとして活用する
 ↓
必要に応じて音声入力を使って文字化する

という方法です。


ちなみに、こちらの記事

インタビュー形式でQ&Aを行う
 ↓ 
その様子を動画で撮影する(Zoomの録画機能を利用)
 ↓
動画をYoutubeにアップする
 ↓
音声入力を使って内容を文字化する

という形で作成しました。


今回弊社で作成したものは社内マニュアルではなく、動画を公開用として作成しました。このため、動画を一部加工しています。けれども、社内向けに利用する場合であれば、動画撮影して、そのまま限定公開することで全然大丈夫です。

このため、

新入社員が先輩社員にインタビューする形で質問する
 ↓
動画撮影してアップロードする

形で、一つのコンテンツが完成します。

そして、その中でポイントとなる項目のみを音声入力も使って文字化することで、さらにコンテンツの価値も増します。


以前と比べると、音声入力による文字変換も、格段に使いやすくなっています。音声を完璧に文字変換するのはまだ無理ですが、書くことに対するハードルはかなり低くなっています。

技術は日々進化・発展しています。使えるものは上手に使って、より付加価値の高い仕事に時間と労力を使いましょう


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