経営のムダ・ストレスは「ここ」から始まっていた？情報の「見える化」が中小企業に与える意外な効果（第594話）

日々の小さな整理が、判断力と行動力を高める。経営改善は「見なくていいものを減らすこと」から始まる。

皆さんは迷惑メールの対応をどうされているでしょうか。

私は普段仕事もプライベートもメールはG-mail を使って送受信しています。そのG-mailでは迷惑メールのフォルダに入ったメールは30日後に自動削除される設定になっています。

このため、これまでは迷惑メールフォルダに入ったメールについては

・基本的にはチェックしない

・メールの受信について問い合わせ等があった際、念のため迷惑メールになっていないかを確認する

といった対応でした。

しかし、ある時、プライベートで使っているメールの受信が遅れ気味になったこともあり、迷惑メールフォルダに入っているメールを一度ゼロにしました。

そして、それ以降は

・基本的には毎日迷惑メールフォルダに入ったメールをゼロにする

よう変更したのです。

G-mailの仕様では迷惑メールフォルダに入ったメールを一度に消去することも可能です。けれども、これまでは、

「もしかして、お客様からのメールなどが何かの関係で間違って迷惑メールフォルダの中に紛れているかもしれない」

という思いから、一斉削除の操作は行っていませんでした。

通常の受信トレイに入ったメールはすべて確認していますが、迷惑メールフォルダのメールは何かあった際の備えとして、削除については、デフォルトの設定である30日後の自動削除にお任せだったのです。

今回対応の仕方を変えた結果

・仮に返信が必要なメールが紛れていても、その日のうちにすぐに分かる

・受信の有無について問い合わせがあっても、すぐに回答できる

・簡単な操作でメールの一斉削除ができる

ようになりました。

もちろん、小さな違いではあります。しかしながら、私としては、メールの受信に関する問い合わせがあっても、探す手間がなくなったことで、一つストレスが減りました。

また、毎日迷惑メールフォルダをゼロにするので、気分的にもスッキリするように感じます。

迷惑メールフォルダの対応でふと思い出したのが、最初に入った銀行でのゴミ箱の対応。入行店では、上司から「自分の使ったゴミ箱は毎日綺麗にして帰れ」と教わりました。

支店では毎日の締めで1円でもお金が合わないと、ゴミ箱をひっくり返して探すこともありましたが、毎日ゴミ箱をチェックすることで、仮に間違って伝票や取引先の資料や紛れていても、すぐに見つかるし、1週間溜まったゴミの中から何かを探すよりも効率的です。

やるべきことがたくさんあって頭の中が混乱するような時は、やるべきことをいったん紙に書き出すことで、情報が整理されます。

「あれもやらなきゃ」「これもやらなくては」とプレッシャーになっても、「今日中にやるべきことは、この５つだ」と可視化できると、「それなら、この順番にやろう」という気持ちも生まれてきます。

いまはたくさんの情報が溢れる時代。メールやLINEなどで、たくさんの情報が届く中、情報の整理整頓がポイントになっています。

そして、日々忙しい中、「これは後で読もう」と思っても、すぐに読んで対応しないと、気がついた時には、締め切りを過ぎていたりすることも少なくありません。

このため、大切な情報とそうでない情報をいかに仕分けするかが、仕事の生産性向上にもつながります。

昨今はセキュリティソフトの対応も進んでいるので、以前よりは対応が必要なメールが迷惑メールフォルダに入ることは少なくなったように思います。けれども、「塵も積もれば山となる」ではありませんが、約１ヵ月分を放置しておくと、フォルダに溜まっているメールの数はかなりのものになります。

見なくて良いものを減らすことで、見なければならないもの、見た方が良いものに使う時間が増えます。

メールの受信トレイにかなりのメールが溜まっている方は、まずは迷惑メールフォルダをゼロにすることから始めてみてはいかがでしょうか。

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