知恵の和ノート

2021/09/07

(第392話)時間がかなり過ぎてから膨大な総括書を作っても意味少なし

カテゴリー :業務改善

仕事を総括するならタイミングが大事。記憶に頼らず記録を取って、日々総括する。

時間がかなり過ぎてから膨大な総括書を作っても意味少なし

菅首相が退任を表明し、東京オリンピック・パラリンピックも終了。こういう節目の時には「総括する」ことが大事だと言われます。

良かった点や悪かった点。何か問題があったのであれば、その要因は何かを分析して対策案を考える。

特に日本人は喉元過ぎればなんとやらで、総括しないまま、忘れてしまう傾向があるので、総括することは欠かせない点は私も賛成です。


しかしながら、問題はそのタイミング

オリンピックが終わって1年近く経ってから「オリンピック2020は・・・」という総括が出ても、大半の人は「そう言えば、昨年そんなことがあったかも」という感じで、あまり関心を示しません。


政治にしても、このタイミングで

  • 新型コロナ対策の何が上手くいって何が上手くいっていないのか
  • 上手くいっていないとすれば、その根本的な問題は何なのか
  • 根本的な問題に対して、具体的にどういう形で解決するのか

を総括して、きちんと言葉で示せない限り、誰が次の首相になっても、あまり状況は変わりません。


会社においても、新しい事業を始めたり、大きなプロジェクトに取り組んだりする際には節目節目で総括することが行われます。けれども、新規事業をやっていると、いろいろな問題が出てくるし、大きなプロジェクトでは、経済環境の変化で採算が一変することもあります。

したがって、総括するなら「日々総括して、総括しながら仕事を進める」ぐらいでないと、タイミングとして遅いです。


現在進めている小さなプロジェクトは、日々総括しながら進めています。

私の総括の仕方は

・最初に全体の流れに沿ってチェックリストを作る
  ↓
・流れに沿って進めていく中で、新たに気づいた点や他のメンバーから指摘を受けたことは記録に残す
  ↓
・問題点が出てくるたびに、簡単な問題は、その場で解決し、すぐに解決できない問題はその時点で考えた解決策をメモしておく

です。


簡単に言ってしまうと、「記憶に頼らず、記録に頼る」です。

後から記憶をたどって総括しようとしても、終わってしまったことは忘れてしまいます。けれども、簡単で良いので、その都度記録を取っておくと、その分手間はかかりますが、振り返る時にすごく楽です。


状況が急速に変わる中で、1年単位や半年毎の総括では後手後手になります。

最低でも月1回、できれば週1回、そして、本来であれば日々総括することが求められています


なお、会社で新しいプロジェクトを進める際、社外の人と一緒にやると、適度な緊張感があるので、より確実に進むことがあります。
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