仕事の期限が守れない会社が期限を守る風土を定着させる３つの秘訣（第410話）

社員が仕事の期限を主体的に守る組織風土を作るには「期限を明確にする」「完璧主義を捨てる」「期限を小さく区切る」といった施策を実践する必要あり。

仕事には必ず「期限」があります。

けれども、その期限が曖昧な状況が続いているために「仕事が思ったように前に進まない」ことがあります。

社員の個別事情に関わらず、仕事の期限を守るには

仕事の期限を社員が守れない理由の中で、仕事をやる人の事情として

・忙しい
・仕事のやり方が分からない
・期限を忘れてしまう
・仕事の興味がない
・期限を守るつもりがない

といったことが挙げられます。

社長など仕事を指示する立場からすると、社員の事情がどうであれ、仕事の期限が守れないと業績は上がらないので、大きな問題です。

このため、会社としては「仕事の期限をしっかり守る」という風土をなんとか定着させることが求められます。

その際の秘訣は

・期限を明確にする
・完璧主義を捨てる
・期限を小さく区切る

の３つです。

仕事の期限を明確にする

「これ明日までにやっておいて」

という指示を出した場合、「明日まで」の解釈は人によって違います。

• 社長：明日の始業時間である午前9時まで
• 社員：明日の終業時間である午後5時まで

と捉えていた場合、8時間の開きがあります。

秘書室で働いていた時、秘書室長から教えてもらったことは「仕事を頼まれたら、期限を必ず確認しろ」です。

役員から「明日までに資料を作っておいて」と頼まれたら、「明日の何時までですか？」と必ず確認するよう指導されました。

仕事における完璧主義を捨てる

社員の中にはまじめであるがゆえに「これだと上司に提出できない」と感じて、期限を守れない人がいます。

もちろん、仕事では一定のレベル感が必要です。けれども、満足できるレベルは人によって様々です。

このため、会社としてあまりにも完璧主義を貫いてしまうと、社員が委縮していまい、「この資料だと、また怒られる」と考えて、期限が伸び伸びになる恐れがあります。

銀行員時代、取引先への融資の稟議書を書く際慣れない頃は「これだと完璧じゃない」という思いがありました。

しかしながら、明日までに融資を出さないと、取引先の資金繰りが回らない場合は「完璧でなくても、期限までに提出する」ことを優先せざるを得ませんでした。

たとえ完璧な書類ができても、期限を過ぎると、無駄になるのです。

仕事の期限を小さく区切る

・1月12日まで

・1月31日まで

どちらの期限の方が期限を守られるでしょうか？

もちろん明日までだと、物理的に無理な仕事もあります。

けれども、仮に月末までという形で、多少期限に余裕があったとしても、今日中にやる人はやりますが、やらない人は前日の1月30日になるまで放置して「やばい、明日が締め切りだ」という形でようやく手をつけるというケースも少なくありません。

弊社でも時々期間限定の企画をやっていますが、実際に申込みが多いのは、

・最初のリリース日

・最後の締め切り日

です。

特に複雑で難しい仕事は期限を長めに設定するのではなく、「タスクを細かく分解して、期限を小さく区切る」方が効果的です。

仕事の期限から始める仕事の質のレベルアップ

期限は追われるものではなく、主体的に追うもの。

年の初めにあたって、期限の設定を見直すことで、仕事の質をレベルアップしましょう。