知恵の和ノート

2023/03/21

人が代わるタイミングは仕事の内容や手順を見直す大きなチャンス(第472話)

カテゴリー :業務改善

人が代わると着目点が変わるので、仕事を引き継ぐ際は前例踏襲ではなく、目的に立ち返って内容ややり方を見直す。

人が変わるタイミングは仕事の内容や手順を見直す大きなチャンス

春は人の異動や入社・退職が多い季節。

このため、仕事の引き継ぎを行うことも多いのではないでしょうか。


同じ仕事でも「人が代わると、気になるところが変わる」のが普通です。

先日もクライアント先で文書管理を行うにあたって

・何を
・どこまで
・管理するか

に関して意見が分かれることがありました。


Aさんは文書について

資料や通知など種類毎に分けた方が良い
 ↓
管理番号も種類毎に分けて管理したい

という考え方。

一方のBさんは

あまり複雑になると、かえって間違いやすい
 ↓
管理番号は種類を分けずに採番する

というお考えでした。


文書管理で採番ルールを決める目的は「文書番号を決めて管理することで、文書を管理し、情報の共有と浸透に寄与することで、仕事がスムーズに進むこと」です。

ただ、総論賛成・各論反対なので「仕事がスムーズに進む」の「スムーズに」に関しても、人によって温度差が違います。

そして、会社によって

・何を
・どこまで
・管理するか

は異なります。

このため、結論は会社によって異なりますが、前述のケースは最終的にBさんの意見である「管理番号は種類を分けずに採番する」ことに決まりました。


この点、新しくルールを決める場合は目的に沿って、どちらが良いかを決めるのがベター。一方、既に仕事の内容や手順が決まっている場合は「前例踏襲で前任者に教えられた通りにやる」のが圧倒的です。

しかしながら、せっかく人が代わるのであれば

  • このやり方は本当にこのままで良いのか
  • この内容は本来の目的と一致しているのか
  • もっと良い方法があるのではないか

を検証することが大切です。


何も考えずに言われた通りにやるのは楽かもしれません。けれども、前任者がやっていたやり方は必ずしもベストであるとは限りません。

特にいまはAIの進化を始めとして、いろいろなツールが出ていることから、「従来アナログでやっていたことをデジタル化することで、大幅に効率化が実現できる」こともあります。


人が代わるということは、後任者が仕事に慣れるまで一定の時間がかかるので、時には一時的に戦力ダウンになる恐れがあります。しかしながら、見方を変えれば、「人が代わることは大きなチャンス」でもあります。

面倒くささを乗り越えてチャンスを活かすのか、目先の楽さに安住して飛躍のチャンスを潰すのか。

人が入れ代わる春を飛躍のきっかけにしましょう。

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