知恵の和ノート

2015/05/19

(第63話)業務フローの見直しで売上を伸ばす

カテゴリー :業務改善

営業周りだけ注目して目を回すのは成長が止まる会社
事務周りも着目して仕事を回すのが成長し続ける会社

業務フローの見直しで売上を伸ばす

私が行政書士の先生と共同主催でやっているセミナー。

お申込みいただいた後の流れはおおよそ以下のようになっています。

受付メールの発信→参加者データの作成→受講票の郵送→参加費用の入金確認→参加費用の入金のお礼メール発信→セミナー開催日前日のお知らせメール発信→セミナー開催→セミナー参加のお礼メール発信→セミナー参加のお礼のハガキ郵送

これらの業務のうち、最初の受付メールは専用の申込フォームにご登録いただくと、自動的に送信されるように設定しています。けれども後の業務は何らかの形で人の手が介在します。

2社で分業しながら業務をやっているので、参加人数が20名ぐらいまであれば、この業務フローでも特に問題はありません。

しかし、これが100人、300人が参加するセミナーだったらどうでしょうか?おそらくもう少し自動化する部分を増やさないと業務が回らなくなる恐れがあります。

受講票や送信するメールに関しては事前に雛形を作っておいて、名前や日付を入力すればすぐに送れるよう準備しています。

けれども、やはり手間がかかるのがお金周りのところ。実際には期日までに参加費用をお振込みいただけない人もおられ、その場合は督促のメールを送ったりします。

今のところは銀行口座への振込という形で参加費用をお支払いただいておりますが、参加人数が大幅に増える場合は、クレジットカード決済の仕組みや売掛金消し込みのシステムを導入した方が良いかもしれません。

さて、売上を上げるには、大きく分けると、数量を増やすか、価格を上げるかの二つの方法があります。そして、前者の数量を増やすという場合、売上が増えるにつれて、社内で行う業務も増えるというケースがほとんどです。

この場合、増えた数量に適応できる業務フローになっているかは常にチェックしておく必要があります。

以前起業家の勉強会に参加していた時、ある参加メンバーの方が、「『もう問い合わせしないでくれ』って気持ちになりました」と言われたことがありました。

もちろんその経営者はもっと売上を上げるために勉強会に参加されていました。そして、あるサービスをリリースしたところ、かなり問い合わせが殺到したのです。

でも、当時は実質お一人で経営されていたので、増えた問い合わせも一人で対応せざるを得ませんでした。

このため、本来は問い合わせが増えることは売上が増えることにつながるので嬉しいはずなのに、

問い合わせが増える→資料発送の作業が増える→面倒くさい→発送できていない資料が貯まる→だんだん憂鬱になる

という流れになってしまったのです。

中小企業の場合、業務フローを見ると、仕事量に応じた業務フローになっていないことがあります。

その場合、社員の誰かに過度な負担がかかっていたり、どこかで「面倒くさいなぁ」という気持ちが起っていたりして、数量の観点から売上を増やす際のボトルネックになっていることが少なくありません。

業務フローは仕事量に応じて見直す。

営業やマーケティングに力を入れるだけが売上を伸ばす道ではありません。

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